Contrato de encargo del tratamiento
Cuando usas HostFinn para comunicar tus huéspedes a SES.HOSPEDAJES, tú eres el responsable de sus datos y HostFinn es tu encargado. Los guardamos cifrados, los usamos solo para mostrártelos y enviarlos al Ministerio cuando nos lo pides, y los borramos cuando nos lo indicas.
Esta es una traducción, ofrecida por comodidad. Si difiere de la versión en inglés, prevalece la versión en inglés.
1. Partes y funciones
Responsable del tratamiento: el cliente de HostFinn que usa la integración con SES.HOSPEDAJES para comunicar huéspedes como titular del alojamiento («tú»).
Encargado del tratamiento: CHERT RAZVAN, NIF Z2123957G, Carrer Fra Jaume Torre, 03204 Elche (Alicante), España, titular de HostFinn («nosotros»). Contacto: contact@hostfinn.com.
Aceptas este contrato en tu cuenta de HostFinn antes de conectar tu primer operador de SES. Se aplica junto con nuestras Condiciones y nuestra Política de privacidad.
2. Objeto, finalidad y duración
Tratamos los datos de los huéspedes solo para que puedas cumplir tu obligación de registrarlos y comunicarlos al Ministerio del Interior según el Real Decreto 933/2021: los guardamos en tu cuenta, te los mostramos, los comprobamos con las reglas del Ministerio y los enviamos por el servicio web de SES.HOSPEDAJES.
El contrato dura mientras uses la integración y sigue aplicándose a los datos que aún conservemos después, hasta que se borren.
3. Datos e interesados
Interesados: tus huéspedes y, en su caso, la persona que reserva o paga.
Categorías de datos: nombre y apellidos, tipo, número y número de soporte del documento de identidad, nacionalidad, sexo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo electrónico, parentesco con el adulto en el caso de menores y datos de la reserva (fecha del contrato, medio de pago, fechas y horas de la estancia, habitaciones, internet). No recogemos números de tarjeta ni otros datos de tarjetas de pago.
4. Tus instrucciones
Tratamos los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, que son las acciones que haces en HostFinn: guardar datos, validarlos, enviar una comunicación, anularla, activar o desactivar el envío automático o borrar datos. Los datos se envían al Ministerio solo cuando pulsas enviar o cuando has activado el envío automático de tu operador.
No usamos los datos para ninguna otra finalidad: ni marketing, ni analítica, ni elaboración de perfiles, ni venta. Si creemos que una instrucción infringe la ley, te lo diremos.
5. Confidencialidad y seguridad
- Los datos de los huéspedes y tus credenciales del servicio web de SES se guardan cifrados. Tu contraseña de SES no vuelve a mostrarse después de guardarla.
- Los datos viajan al Ministerio por una conexión cifrada cuyo certificado se verifica.
- Cada cuenta ve solo sus propios datos. No guardamos copia de los ficheros enviados al Ministerio, y nuestros registros no contienen datos de huéspedes.
- Quien actúe por nuestra cuenta y pueda acceder a los datos está obligado a la confidencialidad, y solo accede para darte el soporte que pidas o cuando lo exija la ley.
6. Subencargados
Para estos datos usamos un único subencargado: OVHcloud, que aloja nuestros servidores en la Unión Europea. Te avisaremos antes de añadir o sustituir un subencargado; si no estás de acuerdo, puedes dejar de usar la integración y pedirnos que borremos los datos.
El Ministerio del Interior no es subencargado nuestro: recibe los datos de ti, a través de nosotros, porque lo exige la ley.
7. Asistencia y brechas de seguridad
Puedes ver, corregir y borrar los datos de tus huéspedes en tu cuenta, lo que te permite atender sus solicitudes. Si necesitas más ayuda, te la daremos.
Si tenemos conocimiento de una brecha de seguridad que afecte a estos datos, te lo comunicaremos sin dilación indebida, con la información que necesites para cumplir tus propias obligaciones.
8. Conservación y supresión
Los datos permanecen en tu cuenta mientras exista la reserva. Se borran cuando borras la reserva o cuando nos pides que los borremos. Las copias en las copias de seguridad del servidor desaparecen a medida que estas se renuevan.
Cuánto tiempo debes conservarlos lo decides tú como titular del alojamiento (el Real Decreto 933/2021 fija tres años). Puedes marcar una reserva con «Conservación legal» para que ninguna limpieza automática la elimine.
9. Demostración del cumplimiento
Si nos lo pides, te daremos la información necesaria para demostrar que se cumple este contrato y responderemos a preguntas razonables tuyas o de un auditor que designes, con un preaviso razonable.
10. Cambios
Si cambiamos este contrato, publicaremos la nueva versión en esta página con una nueva fecha y te pediremos que la aceptes en tu cuenta antes de seguir enviando datos.