SES.Hospedajes pe înțeles: cum raportează închirierile turistice din Spania rezervările și oaspeții
Ce cere SES.Hospedajes proprietarilor și co-hoștilor de închirieri turistice din Spania: cine raportează, termenul de 24 de ore, datele și amenzile.
Fiecare închiriere turistică din Spania trebuie să raporteze fiecare rezervare și fiecare oaspete la Ministerul de Interne, printr-o platformă online numită SES.Hospedajes. Regula vine din Real Decreto 933/2021 și se aplică din 2 decembrie 2024 — unui proprietar cu un singur apartament la fel ca unui hotel.
Ghidul explică cine trebuie să raporteze, ce și când, cum trimiți datele, ce se întâmplă dacă nu o faci și cum ții munca sub control. Sunt informații generale, nu consultanță juridică; referința rămân paginile ministerului.
Ce este SES.Hospedajes?
SES.Hospedajes este sistemul Ministerului de Interne pentru evidența documentară a oaspeților. A înlocuit vechile fișe pentru poliție cu un singur canal digital și o listă mai lungă de date, care acum include detaliile rezervării și ale plății.
Cine trebuie să raporteze?
Decretul acoperă pe oricine oferă cazare contra plată — hoteluri, hosteluri, campinguri, apartamente și alte cazări turistice — și platformele digitale care intermediază aceste sejururi. În practică:
- Proprietarii de închirieri turistice (viviendas de uso turístico) care le închiriază ei înșiși.
- Co-hoștii și firmele de administrare care se ocupă de proprietate în numele proprietarului; contractul ar trebui să spună cine raportează.
- Platformele de rezervări, care au propriile obligații de raportare; acestea nu le înlocuiesc pe ale tale.
Catalonia și Țara Bascilor funcționează altfel: datele oaspeților merg la poliția regională, Mossos d'Esquadra și Ertzaintza, prin sistemele lor.
Ce trebuie raportat și când?
Sunt două comunicări. Fiecare se face imediat și, în orice caz, în cel mult 24 de ore (articolul 6 din decret):
| Comunicarea | Când | Datele principale |
|---|---|---|
| Rezervarea (contractul) | Când se face rezervarea și din nou dacă e anulată | Referința și datele rezervării, numărul de persoane, proprietatea și metoda de plată, cu datele care o identifică |
| Înregistrarea oaspeților (parte de viajeros) | Când începe sejurul | Pentru fiecare persoană: nume, sex, data nașterii, cetățenie, actul de identitate, adresă, telefon și e-mail; pentru minori, relația cu adultul |
Lista completă e în anexa I a decretului. Evidența se păstrează trei ani de la sfârșitul sejurului.
Cum trimiți datele
Înainte de orice trimitere, te înregistrezi ca furnizor în sediul electronic al ministerului și înregistrezi fiecare proprietate ca unitate de cazare, cu certificat digital, Cl@ve sau buletin electronic. Fiecare unitate primește un cod propriu. Apoi ai trei moduri de raportare:
- De mână, completând formularul web de pe site-ul SES.Hospedajes pentru fiecare rezervare și fiecare oaspete.
- Prin fișier, încărcând loturi în formatul publicat de minister.
- Printr-un program conectat la serviciul web al ministerului, care trimite rezervarea și înregistrarea oaspeților din datele pe care le ai deja.
Amenzi
Încălcările se sancționează după legea securității cetățenești, Ley Orgánica 4/2015. Raportarea întârziată sau cu date incomplete e tratată de obicei ca abatere ușoară, cu amenzi între 100 și 600 €; lipsa evidenței sau neraportarea poate fi abatere gravă, între 601 și 30.000 €. Peste acestea se aplică regulile de protecție a datelor: datele oaspeților se păstrează în siguranță și se șterg după cei trei ani.
Cum ții munca sub control
- Cere datele oaspeților înainte de sosire. Solicită datele actului odată cu instrucțiunile de check-in, nu la ușă.
- Trimite rezervarea imediat ce e confirmată. Cele 24 de ore pornesc de la rezervare, nu de la sosire.
- Ține o singură fișă pe rezervare. Când rezervarea, oaspeții și trimiterile stau împreună, o anulare sau o schimbare de oaspete se urmărește ușor.
- Stabiliți rolurile cu proprietarul. Dacă ești co-host, contractul ar trebui să spună cine raportează și cu ce date de acces.
Cum lucrează Hostfinn cu SES.Hospedajes
Hostfinn se conectează la serviciul web al ministerului. Legi fiecare proprietate de codul unității, completezi datele oaspeților în rezervare, iar Hostfinn le verifică după regulile ministerului înainte să trimită rezervarea și înregistrarea oaspeților — când apeși pe trimite sau automat. Fiecare trimitere își arată starea, iar o respingere vine cu codul ministerului și o explicație. Datele oaspeților sunt păstrate criptat și acoperite de un contract de prelucrare a datelor.
Rezervările, cheltuielile și deconturile acelorași proprietăți rămân într-un singur loc. Pentru tabloul complet, citește software pentru închirieri turistice în Spania; pentru partea fiscală, impozitele pe veniturile din închirieri în Spania.
Întrebări frecvente
Se aplică SES.Hospedajes dacă închiriez un singur apartament?
Da, dacă îl închiriezi oaspeților contra plată. Obligația ține de activitate, nu de numărul de proprietăți.
Cine raportează când proprietatea e administrată de un co-host?
Cel numit în contract. Treceți asta în scris și asigurați-vă că datele de acces folosite aparțin furnizorului și unității potrivite.
Trimite Airbnb datele oaspeților în locul meu?
Nu. Platformele au propriile obligații de raportare, dar ele nu înlocuiesc raportarea celui care oferă cazarea.
Cât timp trebuie să păstrez evidența oaspeților?
Trei ani de la sfârșitul sejurului. După aceea, datele trebuie șterse.